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女子大学生が日々奮闘したりしなかったりするやつ。

オタク女子大生のオカルトなイラスト日常ブログ

企業で仕事をするなら知っておきたい4つの極意を、自分なりにまとめてみた。

 

みなさんどうも。ぽむです。

 

前回は、私の思いやりと自己犠牲のお話でしたね。

ドレッシングを拾ったときの衝撃はすごかったですね。

 

 

ついこの間、M田先生から

とある企業のインターンシップに誘っていただきまして・・・

 

先日、事前講習会に行かせていただきました~。

 

そこで、私のインターン先の社長さんであるI田さんが

企業で仕事をするにあたってしなければならない極意

をお話してくださいました。

 

それが、本当にためになるお話だったので

今後、私自身が見返す意味も含めて、自分なりにまとめてみようかなと思います。

 

これから就職、就活をする方に、ぜひともおすそ分けできたら幸いです。

また、現在企業で社会人として働かれている方も、復習や見直しの意味も兼ねて、みていただけたらな、と思います。

 

 

I田社長がおっしゃるには

ビジネスをするにあたって、「報・連・相」は欠かせないとのこと。

 

「報・連・相」はよく聞くワードですよね。

これは、本当に大切なことなんだそうです。

 

ちなみにこれですね。

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なので、この3点を重点的に置きつつ、まとめてみたいと思います。

 

社会人としてのビジネスの極意は4つのポイントに分かれているそうで

1つずつ順にお話しますね。

 

1.結論を伝える

これは上司や、取引先への営業など

さまざまな場面での発言、報告や連絡をするときのポイントですね。

 

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まず頭に伝えるべきことは

・何の件について話すのか

・何について自分は答えるのか(質問されたとき)

ということだそう。

 

例えば、部長にA社という取引先との商談の報告をしたいとき。

「部長、先ほどの商談の件なんですが・・・」

と言っても、伝わりません。

部長さんの頭の中で、「商談」という言葉で繋がる話はたくさんあるはずですから。

 

まず、自分がどういった内容の話をしたいのか。

それを、相手に明確に、わかりやすく伝えることが重要だそうです。

(例:「部長、A社との○○の商談の件での中途報告なんですが・・・」など)

 

そんなの当然じゃないかと思うかもしれませんが

それがなかなか出来ない人が多いのだと、I田さんはおっしゃっていました。

 

そして、一番頭がごちゃごちゃしやすいのは

伝えたい用件が複数ある場合。

 

そのときは、最初に

例:「お伝えしたいことが3点あるんですが・・・」

と言っておくといいらしい。

 

そうすると、相手も

その話が、どのくらいの時間や内容量なのか分かりやすく

もし、そのときに時間が取れない場合の対応もしやすいということなんですね。

 

これらは全て、電話時やメールでの報告でもいえることなんだそうです。

 

学生や若い人のメールは、内容が見ずらいと感じることも多いそう。

そういう時は、あえて箇条書きにしてみるといいとか。

 

こんな感じで。

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(※社内メールのマナー : 大手小町 : 読売新聞(YOMIURI ONLINE)から引用させてもらいました。)

 

 

・自分の考えていることを伝える

ということも大事だそう。

 

「私はこうしたい」「こうしようと思っている」「自分はこうだと考えている」

といった、自分の見解や意見をしっかり伝えるべきなんですね。

 

そうすると

・順調にいっているのか

・うまくいかず、助けが必要なのか

ということが分かりやすく、仕事もスムーズにいくんですね。

 

 

2.具体性を持つ

これも、先ほどと同じく相手に物事を伝えるときの極意ですね。

 

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・結論の追加情報を伝える

理由や根拠を詳しく言うということですね。

5W1Hを使って話すと、より分かりやすく相手に伝えられるそうです。

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ビジネスパーソンは具体的な話を好む

言葉の通り、ビジネスマンには、より具体的な話をしたほうがいいらしいです。

 

I田さん曰く、若い人ほど抽象的な言葉で済ませやすいんだそう。

例えば、「~みたいな感じで」とか「~風に」など。

 ※私はこういうのよく使うので、本当に気をつけなきゃと思いましたね・・・。

 

そういった人が多い中、より細かく具体的な話をすると

説得力が増すようです。

 

 

 ・「具体化」のフレームワークを使う

これは、具体案の考え方にも使えますよね。

つまり、論理のつながりをもっと深く掘って、考えるということです。

 

こんな感じで。

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これは、I田社長が実際に用いてくださった例です。

 

こんな感じで、図にしてまとめてみると

より分かりやすく、伝えやすくなるということなんですね。

 

 

3.「スピード」 = 命

ビジネスはとにかく、スピードが命!

なんだそうです。

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・鉄は熱いうちに打て

こういうことわざありますよね。

 

これはビジネスにもいえることらしく

思いついたことを実行、もしくはメモするなりしないと

後になるとやりたくなくなってしまったり、思い出せなくなってしまうリスクがあるんですね。

 

 やりたいことするべきこと違いますよね。

思い立ったときに、とりあえずやってみることも、大事なことだとおっしゃってました。

 

I田さんがふとおっしゃった言葉なんですが

「明日の自分は、信用しない。信用できるのは、今の自分だけ。」

 

私は、心の底から「なるほど」と本当に思いましたね。

自分自身にも突き刺さるものがありました・・・。

 

 

・依頼したことは相手も気にしている

 自分から言うべきか。それとも、聞かれてから答えるべきか。

悩むこと結構ありますよね。

 

ですが

聞かれるよりも前にこちらから伝える。

聞かれたら、即返答する。

期日があっても、それよりも早く対処する。

ことが大事なんだそう。

 

締め切りは延びてしまうほど、仕事も伸びてしまう。

つまり、行動するのが遅れるほど、仕事も遅れてしまうということですね。

 

いただいた期日よりも前に、自分の中でそれより早めに期日を決めてしまうとスムーズに仕事も進みやすいのだそうです。

 

ただここで注意したいのが

期日が早すぎるのもダメ

ということ。

締め切り前にその仕事に取り掛かるとは限らないので、仕事を急かしてしまうという可能性も。

急かしすぎても、いい仕事は出来ませんよね。

この塩梅は本当に難しいのだと、I田社長もおっしゃっていました。

 

とにかく、この項目で重要なことは

「納期意識」= いつまでに、何をするのか

ということを、自分の中でしっかりと定めることなんですね。

 

 

4.ミーティング・打ち合わせはしっかり抑える

仕事をするにあたって、よく行われるのがこれですね。

 

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I田社長が、ポイントを6つに分けて話してくださったので

それを私なりにまとめさせてもらいます。

 

①時間をしっかり決める

まずはこれですね。

いつ話し合うのか、しっかりと定めておくことが大事。

 

ここでのポイントは2つ。

・必ず、分単位で決めること。

・使う資料がある場合は、プリントなりデータなりで事前に共有しておくこと。

 

②「何のためにやるのか」を共有する

これは、そのままの意味ですね。

そもそも、何の話し合いなのかを全員の中で明確にし、共有するということです。

 

③「目標」を明確化する

この目標というのは、このミーティング内での目標のことです。

 

・どの程度まで話し合うのか

・どこまで決められれば良いのか

といったことを、全員の中で共有するということですね。

 

これは事前に準備しておきたいことでもありますね。

 

④メモを取る・ホワイトボードを使う

これは記録をとるということですね。

メモはもちろん、ホワイトボードにも書くことで

その場にいた全員に、情報をより伝わりやすく、明確に共有することができます。

 

また、話し合ったことを記録しておくことで

・後に見返せる

・その場にいなかった人にも伝えやすい

という利点もありますね。

 

⑤雑談も大事

人と話していると、ついつい雑談を挟んじゃうこともありますよね。

ですが、I田社長曰くその雑談も大切らしいです。

 

雑談には

・その場をあたためる

・話を広げることでよりよい考えが生まれる

という利点があるそうです。

 

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あまり脱線しすぎるのもダメですが、程よい雑談は大切らしいです。

 

 

⑥常に考えるのは「何を決めるのか」

いくら脱線したとはいえ、常に考えておくべきことは話し合いの目的についてですね。

 

きちんと、決めるべきことの話に戻ることも意識しなければならないということが大事らしいです。

これまで話し合ったことを、振り返るということも含まれています。

 

 

こんなところですね。

 

ここまで書いていて感じたのは、「共有すること」が大事だということですかね。

というか、社会人て本当に大変・・・。

 

I田社長が、話の最後におっしゃった

「求められるのは”質の高い行動”と”成果”なんですよね。」

の一言で、私は絶望を感じた気がしました・・・。

 

でも働くってこういうことなんですよね。

こうやって、自分でまとめてみて改めて思いましたが

何かひとつが出来ているだけではダメなんだと感じました。

 

・挨拶がいい

・気が利く

・仕事が早い

いろいろ褒められそうなワードはありますが・・・

それだけ出来ていても、ダメなんですよねきっと。

 

皆さんも、この記事で何かを得られたと感じていただけたら、幸いです。

 

今回の記事は、少し真面目になってしまいましたが

たまにはこういうのもいんじゃないでしょうか。

 

最初で最後かもしれませんが・・・。笑

 

というわけで、今回はこのへんで。

 

ではまた。

 

 

P.S. この講習会は、他の大学の方がたくさんいらっしゃったんですが・・・皆さん本当にやる気のある感じで「学ばせてもらいやす!」的な空気がぷんぷんしました。なので、私もどことなく便乗しました。いえい。